Як громаді захистити чутливі дані й водночас не закрити від людей інформацію, на яку вони мають право? Як не загубити усне звернення, вчасно відповісти на запит і провести прийом, коли очна зустріч може бути небезпечною?

---

Ці питання стали основою онлайн-семінару, який провели Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» та Офіс Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини. До заходу долучилися понад 900 представників органів місцевого самоврядування територіальних громад.

Учасники обговорили результати моніторингу забезпечення інформаційних прав у 2026 році, розібрали типові помилки та практичні ситуації. Ключова думка семінару: безпека може вимагати обмеження доступу до конкретних відомостей, але сама війна не скасовує права на звернення й не перетворює будь-яку інформацію на закриту.

Запит і звернення - різні процедури

Одна з практичних помилок - визначати, як опрацьовувати лист, лише за його назвою. Важливий зміст прохання.

Якщо людина просить відремонтувати аварійну ділянку дороги, це звернення: орган має розглянути питання і вирішити, яких заходів вжити. Якщо вона просить кошторис ремонту або дані про витрачені кошти - це запит на публічну інформацію: йдеться про вже наявні й зафіксовані відомості.

В одному листі можуть поєднуватися обидва види прохань. Наприклад, заявник просить відремонтувати дорогу й надати інформацію про заплановані витрати. У такому разі кожну частину слід розглянути за відповідною процедурою і в належний строк. Як пояснювала представниця Офісу Уповноваженого Віра Свиридова, під час реєстрації варто дивитися не лише на заголовок, а й на прохальну частину документа.

Публічна інформація - це зафіксовані на будь-якому носії дані, які орган створив або отримав під час виконання повноважень. Це можуть бути паперові документи, електронні записи, дані в системах документообігу. Якщо орган володіє такими відомостями, вихідна позиція - їх відкритість, якщо закон не встановлює підстав для обмеження.

Запитувачеві не потрібно пояснювати, навіщо йому інформація, або знати точну назву документа, дату його ухвалення чи внутрішню систему обліку громади. Достатньо описати інформацію так, щоб розпорядник міг її ідентифікувати; зі свого боку орган має сприяти пошуку документа. Не варто вимагати паспорт, ідентифікаційний код чи інші додаткові документи, якщо закон цього не передбачає. Запит може бути усним, зокрема телефоном: вимагати подавати всі запити й звернення лише письмово неправильно.

Строки: рахувати, повідомляти, не змішувати

Запит на публічну інформацію за загальним правилом розглядають упродовж п’яти робочих днів. Якщо йдеться про великий обсяг даних або пошук серед значної кількості документів, строк можна продовжити до 20 робочих днів. Це загальний строк розгляду, а не додаткові 20 днів після перших п’яти; про продовження та його обґрунтування запитувача потрібно повідомити не пізніше п’яти робочих днів від отримання запиту. Відповідь не пізніше ніж за 48 годин передбачена для запитів про інформацію, необхідну для захисту життя чи свободи людини, стану довкілля, якості харчових продуктів, а також щодо аварій, катастроф та інших надзвичайних подій, що загрожують безпеці людей.

Звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядають невідкладно, але не пізніше 15 днів. Загальний строк - до одного місяця. Якщо цього недостатньо, керівник може продовжити розгляд, повідомивши заявника; сукупний строк не має перевищувати 45 днів.

Письмове звернення, оформлене з порушеннями, не слід просто залишати без руху. Заявникові повертають його не пізніше ніж за десять календарних днів і пояснюють, чого саме бракує. Для звернень електронною поштою не можна автоматично вимагати кваліфікований електронний підпис. Належно оформлене звернення треба зареєструвати; під час усного звернення людині варто повідомити реєстраційний номер, щоб вона могла розуміти, чи й коли чекати відповіді.

Якщо в одному зверненні кілька питань, відповідь має містити позицію щодо кожного. Наприклад, якщо людина просить запросити її до розгляду звернення, не можна відповісти лише на основне питання й оминути прохання про участь. Якщо через безпеку запросити її неможливо, це потрібно пояснити.

Відмова має спиратися на оцінку конкретної шкоди

Обмеження доступу до інформації має бути законним і стосуватися саме тих відомостей, розголошення яких створює реальний ризик. Перед відмовою розпорядник застосовує трискладовий тест: визначає законний інтерес, якому може зашкодити оприлюднення; оцінює, чи буде шкода істотною; зважує цю шкоду із суспільним інтересом до інформації. Умотивована відмова має пояснювати цей аналіз, а не лише містити посилання на воєнний стан або перелік законодавчих підстав.

Якщо обмежити потрібно лише частину документа, решту інформації слід надати. Сам факт, що документ містить окремі закриті відомості, не означає, що весь документ можна не видавати. Представники Офісу Уповноваженого також застерегли від автоматичного зарахування інформації до конфіденційної: не всі відомості про фізичну чи юридичну особу мають такий статус, а дані про виконання посадовцями владних повноважень не можна приховувати лише через те, що вони стосуються конкретної людини.

Воєнний стан передбачає окремий виняток щодо попереднього оприлюднення проєктів актів органів місцевого самоврядування. Але цей виняток не скасовує решти обов’язків з оприлюднення інформації, визначених законом.

Телефон, сайт і прийом мають працювати на практиці

Моніторинг, який представив експерт ПРООН з доступу до публічної інформації Олексій Кабанов, охопив 200 розпорядників. У червні-серпні 2026 року монітори перевіряли усні та письмові запити й звернення, роботу особистого прийому та оприлюднення інформації. Серед виявлених проблем - неповні номери телефонів, контакти, розкидані по різних розділах сайту, дзвінки без відповіді, переадресація між працівниками й відмова приймати усні запити або звернення.

Це питання не тільки зручності. Якщо людина не може додзвонитися, не знає, куди надіслати листа або чи зареєстрували її звернення, право існує лише формально. У семінарі навели й протилежні приклади: громади організовували роботу гарячої лінії з укриття, розподіляли обов’язки між працівниками або пропонували заявникові повторно зв’язатися наступного дня, якщо під час тривоги відеоприйом перервався.

Особистий прийом у період воєнного стану не скасовано. Якщо очно приймати людей небезпечно, громада може пристосувати формат: проводити прийом через відеозв’язок або організовувати дистанційні виїзні зустрічі там, де це можливо. Особливо це важливо для військових, внутрішньо переміщених людей та мешканців, які виїхали, але хочуть вирішувати питання своєї громади. На сайті мають бути зрозуміло оприлюднені графік прийому та порядок запису.

Сайт - не архів випадкових оновлень

Закон вимагає оприлюднювати інформацію систематично й оперативно. На практиці це означає, що громада регулярно перевіряє актуальність контактів, графіків, інформації про послуги, порядок подання запитів і звернень, рішення органів, плани та порядки денні відкритих засідань. Якщо офіційні матеріали розміщені на кількох сайтах, а інформація оновлюється нерівномірно, людині складно визначити, якому джерелу довіряти.

Окремої уваги потребує система обліку публічної інформації. Як пояснив Олександр Юрченко, це не просто реєстр рішень ради: система має відображати документи, якими володіє орган, та їхні основні реквізити. Її можна оприлюднити у вигляді актуалізованого файла. Відкриті дані - ще один формат доступу: вони мають бути структурованими й придатними для автоматизованої обробки, а не просто викладеними на сайті сканами чи текстами. Якщо технічних ресурсів бракує, на семінарі радили починати з пріоритетних наборів і поступово наповнювати портал відкритих даних.

Оприлюднювати потрібно також відомості, важливі в повсякденному житті громади: як отримати адміністративні послуги, де знайти укриття, як отримати гуманітарну чи соціальну допомогу. Інформація про обставини, що загрожують життю, здоров’ю або майну, та про вжиті заходи потребує невідкладного оприлюднення.

Окремо - електронні петиції та участь заявника

Електронна петиція - це окрема форма колективного звернення. За роз’ясненням Наталії Шоробури, її мають оприлюднити протягом двох робочих днів після надсилання. Порогову кількість голосів для розгляду визначає статут громади. Якщо петиція набрала необхідну кількість підписів, її розглядають не пізніше десяти робочих днів від оприлюднення. Якщо поріг не подолано, петицію все одно розглядають як звернення громадян і надають відповідь.

Під час розгляду заяви чи скарги заявник може просити ознайомити його з матеріалами або забезпечити участь у розгляді. Такі прохання не варто губити серед основних питань: потрібно визначити дату й спосіб участі, а за неможливості - повідомити про це з поясненням. Це одна з ділянок, де, за словами доповідачів, органам часто бракує зрозумілого внутрішнього алгоритму.

Що громадам варто зробити зараз

Представники Офісу Уповноваженого повідомили, що в першому-другому кварталах 2027 року планують моніторинг оприлюднення інформації, зокрема тієї, яку вимагає стаття 15 Закону «Про доступ до публічної інформації», та відкритих даних. Керівникам громад радили не перекладати всю відповідальність на одного спеціаліста, а організувати процес і контролювати його. Офіс Уповноваженого та ПРООН готові проводити навчання й консультації для громад; на сайті Уповноваженого доступні звіт за результатами моніторингу 2026 року та рекомендації щодо права на звернення.

Юлія Деркаченко навела дані за період із 1 січня до 1 жовтня 2026 року: до Уповноваженого надійшло 133 156 звернень, з них 23 560 стосувалися порушень інформаційних прав. Серед названих проблем - несвоєчасні або неповні відповіді, безпідставні відмови та недоступні канали зв’язку.

Для громад практичний висновок із семінару - перевірити весь шлях звернення людини: від дзвінка чи листа до реєстрації, визначення процедури, строку й повної відповіді. А також переконатися, що сайти й канали зв’язку справді допомагають отримати інформацію, а обмеження доступу пояснюють конкретною загрозою. Саме така організація роботи дає змогу одночасно берегти безпеку та не залишати людей без відповіді.