Експертки Програми "U-LEAD з Європою" Ірина Дрозд та Тетяна Ларікова і далі надають консультаційну підтримку громадам. Цього разу вони відповіли на ряд питань щодо бухгалтерського обліку та оцінки запасів в бюджетних установах.
Якщо вам цікаво, у яких випадках потрібно створювати централізовану бухгалтерію, яким чином її краще організувати, читайте за цим посиланням.
А якщо хочете побачити рекомендації установам громад щодо особливостей обліку основних засобів, читайте тут.
Під час інформаційної сесії на тему «Облік та оцінка запасів», що відбулася 24 квітня для працівників бухгалтерських служб органів місцевого самоврядування та розпорядників коштів нижчого рівня, експертки Програми «U-LEAD з Європою» Ірина Дрозд та Тетяна Ларікова дали відповіді на ряд питань щодо бухгалтерського обліку та оцінки запасів в бюджетних установах.
Найбільше питань в учасників заходу виникало з обліком та списанням акумуляторів, шин для автомобілів, якими нормами списання керуватися при списанні паливно-мастильних матеріалів, обліком продуктів харчування для передачі ВПО, про призначення матеріально-відповідальної особи.
Як правильно обліковувати та списувати акумулятори, шини для автомобілів при їх заміні?
Акумулятор/шини у складі авто як окремий об’єкт не обліковується, їх вартість входить до складу первісної вартості відповідного авто.
У момент, коли акумулятор/шини досягають свого граничного технічного стану на заміну придбаваються нові, які обліковуються в складі запасів як запасні частини на субрахунку 1515 «Запасні частини».
Облік акумуляторів/шин після встановлення на службове авто можливий за одним з двох варіантів:
- Списати вартість на витрати звітного періоду одразу після встановлення.
- Продовжувати обліковувати акумулятор/шини у складі запасів до моменту списання (виходу з ладу).
Відрізняють облік акумуляторів/шин вимоги, які визначені для ресурсів експлуатації цих запасних частин (Наказ Мінтрансу та зв’язку «Про затвердження Експлуатаційних норм середнього ресурсу акумуляторних свинцевих стартерних батарей колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі» від 20.05.2006 р. №489.)
Керівник установи має призначити особу, відповідальну за облік і контроль обігу акумуляторів/шин в установі (п. 8.4 Правил експлуатування акумуляторних свинцевих стартерних батарей колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Мінтрансу та зв’язку від 02.07.2008 р. №795), та їх утилізацію (п. 9.2 Правил №795).
Для обліку руху акумуляторів/шин доцільно передбачити їх відображення на аналітичних рахунках з урахуванням таких станів: зберігання на складі, перебування в експлуатації, ремонт або ТО, списання, утилізація.
Ведення по акумуляторам Картки обліку наробітку та відстежування обігу (додаток 12 до Правил 795), Журналу обліку операцій з технічного обслуговування і ремонту (додаток 10 до Правил №795).
Визначення придатності чи непридатності акумулятора здійснюється комісією, уповноваженою визначати технічний стан акумуляторів (п. 8.4 Правил №795). Вона призначається наказом керівника установи.
Підстави для списання відображаємо в Картці обліку з висновками комісії. Картка виступатиме Актом на його списання (п. 8.4 Правил №795).
Таким чином, списувати акумулятори/шини можна за рішенням комісії при досягненні цими запчастинами граничного стану та/або вичерпаному ресурсі експлуатації.
Відпрацьовані акумулятори належать до небезпечних відходів та підлягають обов’язковій утилізації спецпідприємствами або реалізації як брухт свинцю.
Якими нормами списання керуватися при списанні паливно-мастильних матеріалів?
2 листопада 2023 р втратив чинність наказ Мінтрансу від 10.02.98 №43 «Про затвердження норм витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», яким було затверджено норми витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті (наказ Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України від 02.11.2023 № 1011 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства транспорту України від 10 лютого 1998 року № 43»).
Причина — норми Положення №43 не враховують показників для суттєвої кількості нових моделей колісних транспортних засобів.
Оскільки загальнодержавних норм витрат немає, в установах є вибір, що саме вважати за норму. Тож суб'єктам господарювання варто зафіксувати власним наказом своє рішення.
Орієнтиром можуть бути розроблені ДП «Державний автотранспортний науково-дослідний і проектний інститут»:
- Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою;
- Базові норми витрат (доповнення до Методичних рекомендацій).
Методрекомендації та Базові норми не є обов'язковими для використання підприємствами, адже це не нормативно-правовий акт, виданий уповноваженим органом влади. Це лише орієнтири і чи звертати на них увагу — власна справа кожної юридичної особи.
Сфера контролю фіксується в договорі: витрати на пальне, ремонт, обслуговування тощо. Рішення має бути зафіксовано в Положенні про облікову політику. Контроль за нормами та відповідальність за використання пального несе орендодавець.
Як вести облік гуманітарної допомоги (продукти харчування) для передачі ВПО?
Підставою для започаткування процедури визнання допомоги гуманітарною є письмова пропозиція донора про її надання. Підставою для здійснення гуманітарної допомоги в Україні є письмова згода отримувача гуманітарної допомоги на її одержання. Отримувач гуманітарної допомоги має такі самі права на її використання, що і набувач гуманітарної допомоги» (ст. 3 Закон України Про гуманітарну допомогу від від 22.10.199 1192-XIV).
Одним із прав дарувальника, згідно зі ст. 725 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 №435-IV є право вчинення на користь третьої особи (передати грошову суму чи інше майно у власність). Тож у договорі дарування має бути зазначено, що набувачами допомоги є конкретні установи чи заклади або ті, які найбільше її потребують, тощо.
За своєю сутністю передання за актом приймання-передачі натуральної гуманітарної допомоги є безоплатним переданням активів від фізичних або юридичних осіб. Облік активів, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу, ведеться на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».
Таким чином, в обліку отримувача потрібно спочатку оприбуткувати матеріальні цінності на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» із одночасним виникненням доходу за субрахунком 7511 «Доходи за необмінними операціями».
Відповідно до Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затв. Міністерством фінансів України від 23.08.2012 №938, отримувач (розпорядник бюджетних коштів) має подати довідку про надходження в натуральній формі до Казначейства.
В Положенні про облікову політику в частині обліку запасів, потрібно зафіксувати, що матеріальні цінності (продукти харчування), отримані у вигляді гуманітарної допомоги з метою їх подальшої передачі, розподілу або продажу відображається на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу»
Одночасно, в Положенні про облікову політику потрібно визначити одиницю натурального виміру запасів для кожної одиниці бухгалтерського обліку, для прикладу:
- одиниця виміру для надходження — палет або партія;
- одиниця виміру — вага, об’єм, кількість.
Передача гуманітарної допомоги іншим отримувачам/набувачам відповідає визначенню господарської операції. Отже, господарську операцію розподілу має посвідчувати первинний документ, що містить обов’язкові реквізити згідно з вимогами ч. 2 ст. 9 Закону Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні Закон України від 16.07.1999 №996-XIV
Передача гуманітарної допомоги набувачам-фізичним особам необхідно оформлювати відповідними видатковими документами — ордерами, накладними, дорученнями. Зазначені нормативні документи мають містити приписи лише щодо передачі предметів гуманітарної допомоги набувачам-фізичним особам.
За наказом керівника пропонуємо створити комісію, яка буде відповідати за процес отримання та документального оформлення передачі (видачі) гуманітарної допомоги.
Через відсутність типових облікових форм вибуття гуманітарної допомоги такі форми та зміст потрібно розробити отримувачу та закріпити їх у формі додатка до розпорядчого документа про організацію бухгалтерського обліку.
Також доцільним є розробка схеми (графіка) документообігу, що також може бути додатком до розпорядчого документа про організацію обліку.
Залежно від того, хто є набувачем (юридична чи фізична особа) здійснюється оформлення відповідних документів. Передачу гуманітарної допомоги напряму набувачеві-юридичній особі доцільно оформлювати актом приймання-передачі, типова форму за наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818. Набувачеві-фізичній особі оформлювати відомістю роздачі гуманітарної допомоги.
Передачу гуманітарної допомоги набувачам-фізичним особам через представників отримувачів, наприклад коли роздача гуманітарного вантажу проводиться з виїздом до місця проживання (тимчасового розміщення) набувачів, потрібно оформлювати:
- наказом керівника установи про роздачу гуманітарної допомоги із зазначенням відповідальних осіб (комісією);
- звітом про роздачу гуманітарної допомоги;
- відомістю роздачі гуманітарної допомоги між набувачами - фізичними особами;
- актом списання гуманітарної допомоги, яким посвідчити списання гуманітарної допомоги з балансу отримувача.
Гуманітарний вантаж, що надходить у змішаних палетах, слід розкомплектувати, провести зважування та сортування й комплектувати для передачі згідно із заявками іншим отримувачам/набувачам у змішані або однорідні палети. Такі витрати не пов’язані з отриманням активів, а пов’язані з підготовкою до вибуття, передачі активів. Такі витрати визнаються витратами звітного періоду і обліковуються на субрахунку 8411 «Інші витрати за обмінними операціями».
Хто може бути в установі матеріально-відповідальною особою, якщо відсутні посади/виконувані роботи, які вказані в Переліку №447/24, але є основні засоби, ІНМА, МШП?
Обов’язковість призначення матеріально-відповідальної особи визначена вимогою ведення кількісного обліку матеріальних цінностей та організації їх відповідального зберігання в установі у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника суб'єкта державного сектору (п. 2 розд. II Методрекомендацій з бухобліку основних засобів, п. 3 розд III Методрекомендацій з бухобліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. №11).
При визначенні працівника, з яким може укладатись Договір про повну матеріальну відповідальність зважають на дві умови:
- наявність посади, яку займає працівник, або роботи, яку він виконує, у Переліку посад і робіт, що заміщуються чи виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм на збереження, обробку, продаж (відпуск), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженому постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріатом Всесоюзної ВЦРПС від 28.12.77 р. №447/24 (Постанова діє до сьогодні відповідно до Постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545 «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу РСР»;
- виконання обов'язків згідно з посадою, виконання роботи за фахом має бути безпосередньо пов'язане зі збереженням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням в процесі виробництва довірених працівникам цінностей (стаття 135 /1 Кодексу законів про працю України).
Тобто або посада за Переліком, або зміст функціональних обов’язків слугує підставою для призначення працівника матеріально-відповідальною особою. У разі, якщо серед працівників немає таких, де передбачено посадовою інструкцією функції збереження цінностей по ст. 135 /1 КзП України, то можна їх розширити, керуючись загальними положеннями Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, які містяться у Випуску 1 «Професії працівників, які є спільними для всіх видів економічної діяльності», затвердженим наказом Мінпраці від 29.12.2004 №336. Тут наведено конкретний перелік посадових (робочих) обов'язків (робочих) інструкціями працівників усіх категорій, які розробляють та затверджують на основі типової кваліфікаційної характеристики роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розкладу підприємства, установи, організації.
Тобто зміст трудової функції працівника визначається розділом «Завдання та обов'язки» посадової (робочої) інструкції.
Однак слід зазначити, якщо для працівника в установленому порядку (відповідно до робочої інструкції, наказу, розпорядження) передбачається розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт видами робіт, пов'язаними із зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням або застосуванням у процесі виробництва довірених працівникам цінностей, то з ним може бути укладено договір, відповідно до якого працівник несе матеріальну відповідальність.
Відповідно до Постанови Верховної Ради України від 12.09.91 №1545 «Про порядок тимчасової дії на території України деяких актів законодавства Союзу РСР», якою встановлено, що до ухвалення відповідних актів законодавства України на території республіки застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульованим законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції та законам України.
На цій підставі Постанови Верховної Ради України від 12.09.91 №1545 Постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови поєднання професій (посад)» та Інструкція Держкомпраці, Мінфіну СРСР ВЦРПС щодо застосування Постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. №1145 «Про порядок та умови поєднання професій (посад)» продовжують діяти у частині тих пунктів, які містять загальні принципи цієї форми роботи працівників: визначення понять суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.
