Експертки U-LEAD розкривають, в яких випадках потрібно створювати централізовану бухгалтерію, яким чином її краще організувати, та роз'яснюють обов'язки розпорядників бюджетних коштів.

Днями для працівників бухгалтерських служб ОМС та розпорядників коштів нижчого рівня відбулася інформаційна сесія на тему «Організація бухгалтерського обліку та основні елементи облікової політики бюджетних установ». Експертки Програми «U-LEAD з Європою» Ірина Дрозд та Тетяна Ларікова відповіли на ряд питань щодо організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

У цій статті - відповіді експерток на два найважливіші з них.

В яких випадках потрібно створювати централізовану бухгалтерію і яким чином її краще організувати?

Відповідно до п.4 розд. ІІІ Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. №996-XIV передбачено такі форми організації бухгалтерського обліку для бюджетних установ:

• введення до штату установи посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією.

Створення централізованої бухгалтерії визначено в п. 2 Постанови КМУ від 26 січня 2011 р. №59 «Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи».

Створення ЦБ є доречним, якщо головний розпорядник у своєму підпорядкування має розгалужену мережу розпорядників бюджетних коштів (наприклад у сфері освіти). Організаційно це здійснюється на договірних засадах між комунальною установою централізованої бухгалтерії та розпорядниками бюджетних коштів, які вона буде обслуговувати.

Перевагами ЦБ у веденні бухгалтерського обліку на договірних засадах є:

• ефективність, коли ЦБ застосовує однаковість підходів та уніфікує облік однакових процесів установ з однієї галузевої діяльності, зокрема освіти;
• економія ресурсів, коли в умовах дефіциту кваліфікованих кадрів централізована система обліку дозволяє сконцентрувати фінансові ресурси і кваліфікований персонал в одній установі, на противагу організації у кожного розпорядника коштів місцевих бюджетів власної бухгалтерії/спеціаліста-бухгалтера;
• зменшення ризику помилок та шахрайства: одна ЦБ спрощує процеси контролю і аудиту фінансової діяльності, вона дозволяє виявляти потенційні помилки та випадки шахрайства через більшу консолідацію даних і більшу прозорість у фінансових операціях.

Оцінивши доцільність організації обліку у такий спосіб може бути прийняте рішення про утворення ЦБ у вигляді окремої юридичної особи — комунальної установи щодо фінансового обслуговування підпорядкованих головному розпоряднику закладів відповідного галузевого спрямування.

При цьому право першого підпису належить керівнику закладу (директору школи, завідувачу закладу дошкільної освіти), а право другого підпису в установах, керівники яких обрали ЦБ як форму організації обліку на договірних засадах надається головному бухгалтеру (або його заступнику) централізованої бухгалтерії (Наказ Міністерства фінансів України від 18 січня 2024 року №23 «Про внесення змін до Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України»).

Фінансування ЦБ доцільно здійснювати за тим КПКВ, за якими фінансуються установи, щодо яких ЦБ здійснює ведення обліку. Кодування фінансування таких установ за певними галузями передбачено Наказом Міністерства фінансів України 20.09.2017 №793 «Про затвердження складових Програмної класифікації видатків та кредитування місцевого бюджету», наприклад в галузі освіти КПКВ 1141 «Забезпечення діяльності інших закладів у сфері освіти», в галузі культури і спорту — код 5063 «Забезпечення діяльності централізованої бухгалтерії».

Поєднувати різні галузі не рекомендуємо з огляду на розмежування фінансування через кодування видатків місцевих бюджетів за Наказом №793.

ЦБ як комунальна установа є розпорядником коштів нижчого рівня і забезпечує виключно бухгалтерський облік установ, які перебувають в мережі цього головного розпорядника бюджетних коштів. Вона не може забезпечувати бухгалтерський облік самого головного розпорядника та не може здійснювати консолідацію звітності в мережі головного розпорядника та здійснювати інші функції (закупівлі, планування та ін.)

Хто має затверджувати і погоджувати наказ про затвердження Положення про облікову політику розпорядників бюджетних коштів

Розпорядник бюджетних коштів самостійно на основі національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі та інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку в державному секторі визначає за погодженням з головним розпорядником бюджетних коштів облікову політику, а також зміни до неї.

Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня передають розпорядчий документ про облікову політику на погодження за відомчою підпорядкованістю розпорядникам бюджетних коштів вищого рівня.

Для розпорядників бюджетних коштів, що мають подвійну підпорядкованість, погодження здійснюється розпорядником бюджетних коштів вищого рівня, який затверджує кошторис.

Головні розпорядники бюджетних коштів самостійно затверджують облікову політику на підставі розпорядчого документа керівника.

Облікова політика розпорядника бюджетних коштів визначається у розпорядчому документі, в якому мають бути встановлені методи оцінки, обліку, види сегментів та їх пріоритетність і процедури, які має застосовувати розпорядники бюджетних коштів та щодо яких нормативно-правовими актами з бухгалтерського обліку передбачено більше ніж один варіант, та порядок організації бухгалтерського обліку» (п. 1 розд. II НП(С)БОДС 101 «Подання фінансової звітності», затв. наказом Міністерства фінансів України від від 24.12.2010 №1629).

У розпорядчому документі про облікову політику визначаються принципи, методи і процедури, які використовуються розпорядниками бюджетних коштів для ведення бухгалтерського обліку, складання і подання фінансової звітності та щодо яких нормативно-правовими актами з бухгалтерського обліку передбачено більш ніж один їх варіант. Одноваріантні методи оцінки, обліку і процедур до такого розпорядчого документа включати недоцільно (п. 3 розд. I Методичні рекомендації щодо облікової політики, затв. наказом Міністерства фінансів України від 23.01.2015 №11).

Відповідно до Методичних рекомендації щодо облікової політики, у розпорядчому документі про облікову політику розпорядник бюджетних коштів має визначати ключові елементи: вартісні ознаки предметів, що входять до складу малоцінних необоротних матеріальних активів; періодичність нарахування амортизації; одиницю та порядок аналітичного обліку основних засобів, нематеріальних активів, запасів; методи оцінки вибуття запасів; періодичність визначення середньозваженої собівартості одиниці запасів; порядок обліку і розподілу транспортно-заготівельних витрат, застосування окремого субрахунку або аналітичного рахунку обліку транспортно-заготівельних витрат; перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг); перелік і склад змінних і постійних загальновиробничих витрат, бази їх розподілу; види звітних сегментів та їх пріоритетність; інші елементи.

Облікова політика має враховувати галузеві особливості діяльності розпорядника бюджетних коштів. В межах головного розпорядника бюджетних коштів застосовуються єдині підходи до облікової політики. Таким чином, саме головний розпорядник бюджетних коштів має першочергово визначити ключові елементи облікової політики та довести їх до відома розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня.

Розробляє розпорядчий документ про облікову політику головний бухгалтер установи, оскільки відповідно до пп. 7 п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затв. Постановою КМУ від 26.01.2011 №59, він подає керівникові розпорядника бюджетних коштів пропозиції щодо визначення елементів облікової політики з урахуванням особливостей діяльності установи й технології опрацювання облікових даних, у тому числі системи й форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, а також додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями.

Положення про облікову політику варто змінювати у виняткових випадках, установлених у НП(С)БОДС 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок», затв. Наказом , а саме:

• перехід на застосування нового принципу бухгалтерського обліку;
• зміна підходу до визнання або вимірювання господарської операції чи події в межах одного принципу бухгалтерського обліку;
• змінилися вимоги Міністерства фінансів України;
• зміна облікової політики забезпечить більш достовірне відображення подій (операцій) у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.

Зміни потрібно погоджувати із головним розпорядником бюджетних коштів.

Наказ про облікову політику набирає чинності з початку року, тобто з 1 січня, тому вносити зміни потрібно наприкінці звітного року.