У попередній версії цієї статті була допущена помилка. Інформацію виправлено.
Ігор Попадюк, директор департаменту інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв'язків, туризму та промоції міста Івано-Франківської міської ради, та Сities4Cities | United4Ukraine підготували конспект порад, озвучених учасникам онлайн-курсу «Євроінтеграція для українських муніципалітетів», а саме: як працювати з програмою Interreg, про що потрібно подбати українським громадам в процесі роботи над заявками, а також як налаштувати комунікацію з партнерами та керувати командою.
Онлайн-курс створено за підтримки SALAR International.org.ua та Львівська міська рада.
Франківська команда має наразі один з найбільших в Україні досвідів роботи з міжнародними партнерами. В межах співпраці з Interreg, їй уже вдалось реалізувати 9 проєктів у різних сферах – від культури пам’яті до підтримки переселенців та профтехучилищ.
«Івано-Франківська область потрапляє в чотири транснаціональні програми – з Угорщиною, Словаччиною, Румунією, Польщею, та Дунайською транснаціональною. В усіх цих програмах ми вже виграли проєкти, та реалізували їх», – розповідає Ігор Попадюк.
Загалом департамент інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв'язків, туризму та промоції міста Івано-Франківської міської ради залучив:
- 4 184 748, 67 євро (200 127 141 грн);
- та очікує розгляду заявок на 6 131 920, 13 євро (258 153 839 грн).
Щоб досягти таких результатів, команда сформувала список правил та принципів, якими керується в праці над проєктами.
Для ефективної роботи над заявкою потрібно мати:
- можливість для команди велику частину часу присвячувати написанню заявок, без навантаження додатковою роботою;
- комфортний час для показу результатів – 2-3 роки;
- постійне навчання команди в комфортному темпі, щоб люди не втрачали мотивацію;
- реєстрація окремого комунального підприємства, або комунальної установи/департаменту/управління, в якому має бути принаймні троє людей.
Яким є життєвий цикл проєкту.
- Пошук партнерів;
- Оцінка заявки;
- Оцінка власних можливостей;
- Подача заявки;
- Виграш;
- Підписання угоди;
- Створення команди;
- Реалізація;
- Звітування.
«Треба розуміти, що цей весь процес займає орієнтовно від трьох до чотирьох років, щоб пройшло коло від пошуку партнерів до звітування», – пояснює Ігор Попадюк.
Як шукати партнерів.
Обов’язково потрібно їздити і спілкуватися з партнерами наживо.
«Коли відкривалася програма Україна-Румунія, ми сіли в машину, поїхали на два дні в Румунію і говорили з людьми напряму – пропонували їм свої ідеї, а вони нам свої. Румуни побачили, що ми відповідальні, не покинемо заявки на пів дороги та працюватимемо увесь час. Контактів просто через zoom недостатньо», – розповідає Ігор Попадюк.
Також, команда вже зараз почала долучатися до проєктів в рамках програми Interreg Europe. Ця програма дещо відрізняється від програм Interreg Next, в рамках якої Україна мала можливість працювати з 2014 року. Однак, досвід роботи з Interreg Next виявився корисним і тут.
«Для того, щоб громади могли ефективно працювати в межах Interreg Europe, потрібно, щоб стратегія і політики місцевих органів влади відповідали стратегії програми», – пояснює Ігор Попадюк.
Interreg Europe – це програма ЄС, сфокусована передусім на міжрегіональній співпраці. Донедавна її учасниками могли бути тільки регіони з країн-членів ЄС. З 2024 року доступ до цієї програми відкрився для України і Молдови.
Interreg Europe працює з напрямками:
- «Розумна Європа» – тут можна подаватись на проєкти про розвиток досліджень і інновацій, диджиталізацію, розвиток інноваційного підприємництва, інкубаторів та стартапів, розвиток цифрового інтернет-покриття;
- «Зелена Європа» – в цій категорії реалізуються проєкти з енергоефективності, розвитку альтернативної енергетики, управління відходами та водними ресурсами, кругової економіки, протидії змінам клімату, захисту біорізноманіття;
- «Об’єднана Європа» – ця група об'єднує проєкти із розвитку європейської транспортної мережі та сталої мобільності;
- «Соціально відповідальна Європа» – передбачає розвиток освіти, медицини, інтеграції різних груп і національностей в життя громад, інклюзивність, розвиток культури й сталого туризму;
- «Європа ближча до громадян» – включає інтегрований міський та сільський розвиток;
- «Краще регіональне врядування» – у цій категорії реалізуються проєкти із покращення роботи органів місцевого самоврядування і рівня надання ними послуг громадянам.
«Всі ці політики повинні складатися в одну стратегію в місті. Якщо її немає, дуже важко буде працювати, під'єднуватися до будь-якого консорціуму. Часом дуже не вистачає, щоб в міській раді була одна людина, мінімум рівня заступника міського голови, яка розуміє, що робить проєктна команда. Ця людина має мати повноваження періодично проводити наради – адже наша діяльність зачіпає фінансування, відрядження, найм працівників», – Ігор Попадюк.
Заявки Interreg Europe варто обирати за своїм спрямуванням.
«Не треба працювати із заявками, до яких ви не маєте відношення. Якщо це політика мобільності, краще підключити департамент транспорту. Якщо це вивезення сміття – департамент житлово-комунального господарства. Відповідальність партнера дуже важлива, бо якщо ви бачите, що не зможете довести цей проєкт до кінця разом, то закінчити його буде дуже важко», – розповідає Ігор Попадюк.
Обираючи партнера для проєкту Interreg Europe, варто переконатись, чи є у нього відповідний досвід ведення і реалізації проєктів.
«З недосвідченим партнером, який хоче стати головним у проєкті, буде дуже складно у реалізації. Чому? Бо він сам ще розбирається в деталях, і в процесі у вас виникає дуже багато труднощів», – пояснює Ігор Попадюк.
Директор департаменту інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв'язків, туризму та промоції міста Івано-Франківської міської ради радить – спершу в жодному випадку не варто йти головним партнером або ініціювати якусь ідею в програмі Interreg.
Натомість можна стати Discovery Partner – тобто партнером, який тільки досліджує, без прийняття політики. А повноцінним партнером ставати уже з другого чи третього кола проєкту.
«Це наша стратегія, ми відверто пояснюємо так нашим партнерам. Якщо бачимо, що не дотягнемо заявку до кінця, просто відмовляємося і чесно говоримо про це партнерам», – пояснює Ігор Попадюк.
Як правильно аналізувати бюджет проєкту?
«Дуже важливо добре проаналізувати бюджет ще до того, як ви напишете заявку. Інакше виникне дуже багато питань з українським законодавством – проведенням платежів, відрядженнями, транспортом, наймом людей на роботу. По всіх цих речах потрібно буде звітувати», – розповідає Ігор Попадюк.
Які інструменти варто використовувати при впровадженні проєкту?
- створити окрему електронну пошту та Google Drive на кожен проєкт – спілкування буде дуже багато, і листи можуть губитись в персональних чатах;
- зберігати усі важливі матеріали додатково на зовнішніх накопичувачах;
- використання месенджерів, груп у Facebook та LinkedIn для швидкої комунікації з партнерами.
- дошки Trello – для ефективного менеджменту завдань для всієї команди;
- Google календар – щоб не забути й не згубити жодну подію.
Як працювати з командою найбільш ефективно?
● У штаті має бути мінімум три працівники одночасно.
«Люди звільняються, переїжджають, хворіють. Якщо одна людина випадає, дві інші мають інституційну пам’ять, та можуть навчити нового працівника», – розповідає директор департаменту інвестиційної політики, проєктів, міжнародних зв'язків, туризму та промоції міста Івано-Франківської міської ради.
● Постійне навчання – пріоритет.
«Ми постійно вчимося, відвідуємо різні тренінги, щоб бути в тонусі й знати, які є зміни у сфері проєктної діяльності. Знання англійської мови обов'язкове – якщо ви не знаєте англійську, ви випадаєте з Європейського Союзу», – говорить Ігор Попадюк.
● В процесі фінансування проєктів, потрібно резервувати в бюджеті 100% коштів на них.
«На проєкті Дунайської транснаціональної програми у нас була така ситуація, що ми витратили більш ніж 200 тисяч євро зі свого бюджету – і тільки в кінці нам повернулась вся сума разом. Тому розумний ризик-менеджмент – резервування коштів на весь проєкт. Перегляд бюджету відбувається переважно за 6 або 9 місяців, і впродовж цього часу можна буде зменшити кількість коштів на резервування», – розповідає Ігор Попадюк.
Як правильно оформлювати людей на роботу?
Україна поки що не синхронізувала законодавство з Європейським Союзом.
Наразі для працівників оформлюють трудовий контракт, згідно якого оплачують послуги.
«В Польщі, Угорщині та Румунії людям, які працюють в органах місцевого самоврядування, можуть офіційно доплатити до 50% заробітної плати з проєктних коштів.
Я був безпосередньо на засіданні комітету Верховної Ради. Ми внесли законопроєкт щодо стимулювання участі державних органів та органів місцевого самоврядування в реалізації програм та проєктів міжнародної технічної допомоги та транскордонного співробітництва. Цим проєктом ми запропонували встановити 50% надбавку працівникам органів місцевого самоврядування та державним органам, які реалізовують проєкти за кошти міжнародної технічної допомоги. Тобто люди, які працюють в органах місцевого самоврядування, зможуть отримувати 50% надбавки до своєї заробітної плати з проєктів легально», – розповів Ігор Попадюк.
Наразі законодавство України не дозволяє державним працівникам отримувати заробітну плату не з бюджету.
«Багато чого стається впродовж реалізації проєктів, але не панікуйте. Все можна вирішити. Є люди, які знають, як вийти з будь-якої ситуації», – завершив Ігор Попадюк.
Авторка тексту: Альона Мартинюк
Cities4Cities | United4Ukraine – партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022. United4Ukraine започаткували SALAR International.org.ua та місто Львів (Україна) за підтримки Шведської агенції міжнародного розвитку (Sida). Сities4Cities було засновано містом Зіндельфінген (Німеччина) під патронатом Конгрес місцевих і регіональних влад Ради Європи.
