Державна реєстрація актів цивільного стану (далі – ДРАЦС) є однією з ключових груп послуг, що невід’ємно пов’язана з життєдіяльністю людини (народження, шлюб, смерть). Водночас реформи в цій сфері потребують більшої комплексності.

Децентралізаційна реформа покликана наблизити прийняття рішень, що стосуються громадян, на місцевий рівень (в т.ч. й надання адмінпослуг). Натомість послуги ДРАЦС часто віддаляються від жителів громад, особливо у сільських населених пунктах. Виконання посадовими особами ОМС наданих законом повноважень у сфері ДРАЦС досі суттєво ускладнене. Лише близько половини ОМС надають зазначені послуги, і це переважно менші громади. Тому й досі більшість послуг надається відділами ДРАЦС Мін'юсту, мережа яких постійно скорочується.

Цифровізація певним чином зачепила окремі сфери ДРАЦС (наприклад, послуга єМалятко), але окремі процеси ще можуть бути суттєво поліпшені. Зокрема, досі діють застарілі підходи щодо використання спеціальних бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану (далі – спецбланки).

Виступ Міністра юстиції на засіданні Комітету з питань організації державної влади, місцевого самоврядування, регіонального розвитку та містобудування Верховної Ради України на початку липня 2023 року засвідчив, що питання ДРАЦС є дуже чутливим для Міністерства, адже це впливає на наповнення спецфондів міжрегіональних управлінь Мін'юсту. Тож можна припустити, що громади не отримують активного сприяння в отриманні повноважень у сфері ДРАЦС, адже відповідні послуги надаються відділами ДРАЦС Мін'юсту, для яких треба зберегти надходження.

Чи є наразі швидке, компромісне рішення, що може позитивно вплинути на ситуацію? Очевидно, що так. Адже навіть проста відмова від спецбланків суттєво спростить надання послуг та зменшить навантаження на персонал і ОМС, і Мін'юсту. Про готовність до роботи в цьому напрямку говорив і Міністр юстиції у згаданому вище виступі.

Загалом на спецбланки щорічно витрачається понад 5 млн грн. Сума мізерна з точки зору державного бюджету. Водночас сам факт існування цих спецбланків приховує інші системні проблеми:

1. Рівень захисту спецбланків у сфері ДРАЦС мінімальний. Власне, звідси – і їх вартість в межах 2-3 гривень за одиницю, а це орієнтовна ринкова вартість звичайного аркуша кольорового паперу.
2. Витрати на доставку спецбланків до відділів ДРАЦС теж є умовно незначними, але це потребує залученості великої кількості персоналу як терорганів Мін'юсту, так і посадових осіб ОМС. Мова йде про доставку 1,5 – 2,8 млн спецбланків. При чому кожному ОМС, який надає послуги ДРАЦС, відділами ДРАЦС Мін’юсту видається не більше місячного їх запасу.
3. Натомість підготовка та утримання інфраструктури для зберігання спецбланків у ЦНАП, на ВРМ, у старостинських округах є дороговартісною та дуже не практичною: окреме приміщення або прикутий до стін чи підлоги сейф, грати, сигналізація. І це все заради бланків з низьким рівнем захисту.
4. Використання спецбланків додатково вимагає контролю за належністю їх отримання та використання терорганами Мін’юсту, в т.ч. через створення відповідних комісій для прийняття спецбланків, а у випадках їх втрати чи викрадення – проведення службових розслідувань для встановлення винних осіб та притягнення їх до відповідальності. Тобто створюється додаткове адміністративне навантаження на персонал у сфері ДРАЦС.
5. Часто саме зупинення видачі спецбланків відділами ДРАЦС Мін’юсту стає штучною перепоною для надання послуг ДРАЦС посадовими особами ОМС. Деякі ОМС досі отримують спецбланки лише для надання окремих послуг з усіх можливих за законом, і в такий спосіб штучно  ускладняється доступність (особливо щодо реєстрації шлюбу).

Як бачимо, без особливих переваг щодо захисту, адміністрування цих спеціальних бланків створює значне навантаження на персонал відділів ДРАЦС Мін'юсту та посадових осіб ОМС.

Натомість є дієве стратегічне рішення, що вже використовується державою у інших сферах надання адміністративних послуг (в т.ч. Мін'юстом – державна реєстрація нерухомості, бізнесу, окремі нотаріальні дії) – формування документів із застосуванням унікальних QR-кодів для захисту.  У Міністерстві внутрішніх справ пішли ще далі, та дозволили виготовлення водійських посвідчень лише в Дії, але за бажанням громадянина, може бути виготовлене і пластикове посвідчення. Аналогічний підхід надалі може застосовуватись і у сфері ДРАЦС.

Наразі є високий інтерес до сфери ДРАЦС у народних депутатів, Офісу Конгресу регіональних та місцевих влад при Президентові України, Міністра юстиції, в частині заміни спецбланків чи то й відмови від них. У квітні 2021 року парламент дав поштовх для змін, надавши законодавчу можливість надавати послуги ДРАЦС посадовими особами ОМС колишніх міст обласного значення.  Зараз є чергова можливість, вирішити низку проблем, пов’язаних із спецбланками – шляхом внесення точкових змін до Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», вилучивши із закону вимогу про затвердження і використання спецбланків. За умови, що також будуть вилучені положення про внесення відомостей в реєстр ДРАЦСГ лише відділами ДРАЦС (тобто фактичне «підтвердження» реєстраційних дій ОМС органами Мін'юсту), можуть затверджуватись зразки свідоцтв та/або витягів з QR кодом, за яким перевіряється наявність відповідного запису в державному реєстрі актів цивільного стану громадян. Або ж, на поточному етапі, це може бути відмова від спецбланків та оформлення документів принаймні по 3-х базових послугах ДРАЦС на звичайному аркуші, але з внесенням обов’язкових реквізитів. Зрештою, уряд вже дозволяв таке вирішення на початку повномасштабного вторгнення весною 2022 року.

Прийняття зазначеного рішення зменшить адміністративне навантаження на відділи ДРАЦС та ОМС і наблизить послуги ДРАЦС до громадян. Неприпустимою є ситуація, коли для реєстрації народження, шлюбу, смерті (що особливо актуально в умовах війни) українцям доводиться долати десятки кілометрів до райцентрів, часто в умовах складного або й взагалі відсутнього сполучення громадським транспортом. Тож доречними будуть оперативні законодавчі зміни для врегулювання проблеми.

Також Уряд може запровадити у цій сфері пілотний проєкт. Зрештою, опис бланка затверджує Уряд. Тож, це може бути суто урядове рішення і бланк-опис найпростішого зразка (А4 з раціональними вимогами щодо реквізитів). Так само Мін'юст може вже спростити вимоги до зберігання чинних бланків. Тобто тут можна рухатися як маленькими кроками, так і кардинальним стратегічним спрощенням.