Законодавство не внормовує порядок оприлюднення актів органів місцевого самоврядування та вимоги до їхнього оформлення для опублікування. З цього приводу постійно точаться дискусії: як публікувати прийнятий акт - з підписом відповідної посадової особи чи, вказавши її посаду, прізвище та ім’я; з печаткою відповідного органу чи без, у якому форматі -  як сканкопію, фото чи як документ, частини якого можна копіювати, та ін. Тож експерти Проекту USAID «ГОВЕРЛА» вирішили розглянути це питання детальніше.

Згідно з частиною п’ятою статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» (далі - Закон «Про МСУ»), акти органів та посадових осіб місцевого самоврядування нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо органом чи посадовою особою не встановлено пізніший строк введення цих актів у дію. Відповідно до частини шостої цієї ж статті, виконавчий комітет місцевої ради в межах своїх повноважень на своїх засіданнях більшістю голосів від загального складу приймає рішення, що підписуються сільським, селищним, міським головою, головою районної у місті ради. Згідно з частиною одинадцятою статті 59 Закону «Про МСУ». акти органів та посадових осіб місцевого самоврядування підлягають обов’язковому оприлюдненню та наданню за запитом відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

Отже, рішення виконавчого комітету як органу місцевого самоврядування, підлягають обов’язковому оприлюдненню, зокрема і публікації на офіційних веб-сайтах місцевих рад.

Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», якою рекомендовано органам місцевого самоврядування привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства, затверджено Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі - Типова інструкція).

Згідно з пунктом 15 Типової інструкції, документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

У пункті 48 цієї ж Типової інструкції передбачено, що посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та інструкції з діловодства установи. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом (розпорядженням) керівника установи.

Відповідно до пункту 3) частини четвертої статті 42 Закону «Про МСУ», сільський, селищний, міський голова підписує рішення ради та її виконавчого комітету. У випадку головування на засіданні виконавчого комітету іншої особи (у зв’язку з відсутністю сільського/селищного/міського голови чи неможливістю здійснення ним своїх повноважень), прийняті на його засіданні рішення підписуються тією посадовою особою, яка визначена у регламенті виконавчого комітету (відповідно до законодавства) як така, що здійснює відповідні повноваження головуючого на такому засіданні (за усталеною практикою у випадках відсутності сільського/селищного/міського голови чи неможливістю здійснення ним своїх повноважень головуючим на засіданні виконавчого комітету є заступник сільського/селищного/міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом повноважень).

Щодо проставлення печатки на рішеннях виконавчого комітету, то пунктом 3) розділу IІ глави 4 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, визначено, що право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється печаткою установи (за наявності). Зазначені положення частково продубльовані також у пункті 67 Типової інструкції, де встановлено, що на таких документах підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи. Порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою, визначається наказом (розпорядженням) керівника установи. Згідно додатком 3 до Типової інструкції перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою.

Отже, враховуючи зазначене, можна дійти висновку, що прийняті рішення виконавчого комітету повинні:

І) бути підписані посадовою особою, до повноважень якої віднесено їх підписання (сільським/селищним/міським головою або ж особою, яка головувала на засіданні виконавчого комітету),

ІІ) підпис повинен бути скріплений печаткою у випадках, передбачених законодавством (в обов’язковому порядку - на рішеннях, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями), та у випадках, передбачених у регламенті виконавчого комітету місцевої ради, а також у  порядку використання гербової печатки (печаток) у відповідному органі місцевого самоврядування, затвердженому, наприклад, розпорядженням сільського/селищного/міського голови.

Проставлення підпису та печатки є свідченням того, що інформація, викладена у паперовому вигляді, набула статусу документу (акту органу місцевого самоврядування). При цьому, коли йдеться про оприлюднення на офіційному веб-сайті місцевої ради таких документів, то законодавством не передбачено жодних вимог до формату документу (рішення, розпорядження, інший акт органу (посадової особи) місцевого самоврядування): чи це повинна бути сканкопія документу, чи фото, чи pdf-формат, чи просто текстовий файл у форматі Word, а також щодо наявності на них обов’язкових їх елементів (підпис, печатка, реквізити (номер, дата прийняття), наявність бланку тощо).

Тож порядок та формат для оприлюднення прийнятих виконавчим комітетом рішень кожним органом місцевого самоврядування визначається самостійно. У цьому контексті важливим є те, що документ повинен бути оприлюднений тільки після його підписання відповідною посадовою особою місцевого самоврядування, проставлення на ньому у визначених законодавством випадках печатки, присвоєння йому відповідного номеру та реєстрації. Відсутність підпису та печатки на оприлюдненому варіанті рішення виконавчого комітету не тягне за собою негативних наслідків, проте таке рішення повинне бути ідентичним по тексту з оформленим і підписаним в установленому порядку його варіантом.