Під час війни постає потреба у створенні нових документів та відновленні втрачених. На запит керуючих справами та секретарів місцевих рад команда регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Дніпропетровській області провела інформаційну сесію «Робота з документами в ОМС: вимоги до їх створення, систематизації, збереження та відновлення в умовах воєнного стану».

“Ми підготували рекомендації щодо організації роботи з документами. Врахували різні ситуації, в яких можуть працювати ОМС, нові зміни до інструкцій по діловодству, нові вимоги ДСТУ. Розповіли фахівцям громад про вимоги до документування управлінської діяльності, створення та оформлення документів у структурних підрозділах місцевих рад, нагадали про вимоги до систематизації та зберігання документів, а також  пояснили алгоритми відновлення документів в умовах дії воєнного стану”, - повідомила Олена Тертишна, керівниця регіонального офісу U-LEAD у Дніпропетровській області.

Особливу увагу приділили відновленню документів, втрачених через бойові дії.

“Ми говорили про створення документів, але в наших умовах також важливо говорити і про їхнє відновлення. Території деяких громад розбомблені, деякі у тимчасовій окупації. В результаті знищена частина документів, а подекуди і всі. Як їх відновити, що робити? ОМС необхідно керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5”, - зазначила Тетяна Коробка, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування U-LEAD на  Сумщині.

Під час роботи над відновленням втрачених документів рекомендується наступний алгоритм дій:

• інвентаризація (в разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V Правил Мін’юсту);
• створення комісії, завданням якої буде пошук втраченої документації та її подальшого відновлення;
• складання переліку знищених справ та документів, визначення відповідальних осіб та способи відновлення;
• складання акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

Спікери наголосили, що в акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причиною відсутності справи (документа) зазначається «знищено вналідок збройної агресії РФ».

Необхідно також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад, щось можна роздрукувати, звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру, обласної військової адміністрації чи банківських установ, через які здійснювалися операції. Можуть бути і так, що документ можливо відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті Стаття 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.

“Аналізуйте необхідність та черговість відновлення документів і способи відновлення, наприклад, виготовленням копії чи дублікату. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій визначається інструкцією установи з діловодства. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо”, - додала Вікторія Троценко, радниця U-LEAD з питань децентралізації та місцевого самоврядування на Дніпропетровщині.

Для уникнення втрати документів  рекомендуємо декілька простих, проте ефективних рішень:

• створюйте скановані копії документів. У першу чергу варто сканувати документи тривалого (понад 10 років) зберігання та документи з кадрових питань (особового складу);
• зберігайте ці сканкопії на декількох носіях (на жорстких дисках, картках пам’яті, тощо);
• зберігайте дані в хмарних сховищах (наприклад, OneDrive, Google Drive).

Також радимо звернути увагу на порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Мінюстиції України 17 жовтня 2019 року № 3194/5. Згідно цього порядку ОМС може розробити власний документ щодо забезпечення евакуації, зберігання чи знищення.