Відповідно до п. 13 Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців (постанова КМУ від 15.02.2002 р. № 169), особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії державного органу, в якому проводиться конкурс, зокрема, заповнену особову картку (форма П-2ДС) з відповідними додатками. У зв'язку з цим НАДС рекомендує при формуванні особової справи посадової особи місцевого самоврядування використовувати Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади (постанова КМУ від 25.05.1998 р. № 731), а також використовувати форму особових карток, яка була затверджена наказом Міністерства статистики України від 26.12.1995 р. № 343 (із листа НАДС від 09.06.2017 р. № 5263/13-17 «Щодо ведення особових справ та карток посадових осіб місцевого самоврядування»).