У разі переведення працівника з посади на посаду відповідно до ст. 32 КЗпП, припинення чи укладення нового трудового договору в розумінні ст. ст. 21 і 36 КЗпП не буде. Заповнення й подання форми № 1ДФ здійснюють згідно з нормами Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (далі - Порядок № 4).

 

У разі переведення працівника на іншу посаду в межах однієї установи в одному звітному періоді трудові відносини не припиняються, тож нарахування заробітної плати (у тому числі підвищеного окладу) і відображення її в формі № 1ДФ треба проводити в загальному порядку.

 

Форму № 1ДФ необхідно заповнювати з урахуванням певних моментів.

Відповідно до п. 3.2 Порядку № 4 в графі 3а "Сума нарахованого доходу" показують дохід, який нараховано фізичній особі за звітний період (незалежно від того, виплачено його чи ні). При цьому нарахований дохід відображають повністю (без вирахування ПДФО й суми податкової соціальної пільги за її наявності).

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" наводять суму фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом. У разі повної та своєчасної виплати доходу за звітний квартал графа 3 дорівнюватиме графі 3а.

У графі 4а "Сума нарахованого податку" показують суму ПДФО, нарахованого й утриманого з доходу працівника (п. 3.4 Порядку № 4).

У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображають фактичну суму перерахованого до бюджету податку (п. 3.5 Порядку № 4).

У графі 5 "Ознака доходу" зазначають ознаку доходу згідно з Довідником ознак доходів (додаток до Порядку № 4). Нагадаємо, що доходи у вигляді заробітної плати має бути показано одним рядком з ознакою доходу "101".

Графи 6 "Дата прийняття на роботу" та 7 "Дата звільнення з роботи" не заповнюють, оскільки трудові відносини з працівником не припиняються у випадку переведення на іншу посаду.

До графи 8 "Ознака податкової соціальної пільги" вносять ознаку податкової соціальної пільги відповідно до Довідника ознак податкових соціальних пільг (якщо у звітному періоді вона в працівника є).

У розділі II форми № 1ДФ у рядку "Військовий збір" відображають загальну суму доходів, нарахованих/виплачених фізичним особам у звітному кварталі.

 

Якщо ж працівника для переведення на нову посаду було спочатку звільнено з попередньої, а потім знову прийнято (тобто припинено трудові відносини за старою посадою й розпочато нові за новою), його заробітну плату у формі № 1ДФ треба показати двома рядками:

- у першому - по дату звільнення;

- у другому - з дати початку роботи за новим трудовим договором (на новій посаді).

 

Щодо відображення інформації про переведення працівника на іншу посаду у звіті з ЄСВ за формою № Д4 зазначимо, що таблиці 1 і 6 форми № Д4 заповнюють у загальному порядку відображення заробітної плати, а в таблиці 5 форми № Д4 звіту з ЄСВ двома рядками відображають переведення працівника:

- у першому рядку в реквізиті 11 "дата закінчення" зазначають дату припинення виконання обов'язків за колишньою посадою;

- у другому рядку в реквізиті 11 "дата початку" наводять дату початку виконання обов'язків за новою посадою.

 

При цьому в обох випадках треба заповнити графи 12 - 16, а графу 17 не чіпати.

Якщо переведення на нову посаду відбувається з 1 числа місяця, таблицю 5 форми № Д4 звіту з ЄСВ оформляють так:

• у місяці, у якому працівник закінчує працювати за попередньою посадою, заповнюють графу 11 "дата закінчення" із зазначенням останнього дня роботи на ній, а також графи 12 - 16 (обов'язково);

• у місяці, на який припадає дата початку роботи за новою посадою, заповнюють графу 11 "дата початку", наводячи дату початку виконання обов'язків за новою посадою, а також графи 12 - 16. Звертаємо увагу, що вносити дані до графи 17 за рядками з інформацією про переведення не треба.

 

При цьому, зауважимо наступне:

Доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику ПДФО відповідно до умов трудового договору (контракту) включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного платника ПДФО і є базою оподаткування ПДФО (пп. 164.2.1 ПКУ).

Відповідно до ст. 24 Закону України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки» із змінами та доповненнями у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки.

У разі переведення на роботу на інше підприємство сума грошової компенсації за невикористані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник.

Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника ПДФО, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку ПДФО, визначену у ст. 167 ПКУ (пп. 168.1.1 ПКУ).

ПДФО сплачується (перераховується) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом (пп. 168.1.2 ПКУ).

Обов’язок зі сплати ПДФО покладається на того роботодавця, який здійснює нарахування компенсації і відповідно нарахування та утримання до бюджету і соціальних фондів.

Моментом виплати такого доходу є дата перерахування грошових коштів іншому підприємству, що є новим місцем роботи працівника. Тобто, роботодавець має виконати всі функції податкового агента.

Так як суми компенсації за невикористану відпустку з метою оподаткування розглядаються як заробітна плата і входять до складу загального місячного оподатковуваного доходу працівника, то вони підлягають оподаткуванню податковим агентом – працедавцем на загальних підставах у тому місяці, коли були нараховані (в даному випадку – у місяці звільнення).

Оскільки суму грошової компенсації було обкладено ПДФО роботодавцем за попереднім місцем роботи, що було відповідним чином відображено ним у податковому розрахунку за ф. №1ДФ, нова установа, на яку перейшов працівник, не повинно показувати відомості про суму виплаченої працівнику компенсації у  ф. №1ДФ.