Обов’язки діловода мають бути визначені Посадовою інструкцією до цієї посади, затвердженою керівником відповідного органу місцевого самоврядування.

Якщо орган місцевого самоврядування вводить певну посаду до своєї структури та штатів, має бути розуміння для виконання яких функцій вона необхідна.