За загальним правилом передача справ від однієї матеріально відповідальної особи (далі – МВО) іншій МВО проводиться у присутності обох цих працівників. Зокрема, особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, – про їх передачу (п. 18 розд. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879, далі - Положення № 879).

Порядок проведення інвентаризації без МВО чинним законодавством не передбачено. Якщо ж попередня МВО відмовилась бути присутньою під час інвентаризації та підписання її матеріалів, рекомендуємо отримати від неї письмове підтвердження такої відмови (у формі службової чи пояснювальної записки) чи скласти акт про це.

У подальшому комісія має провести інвентаризацію активів та оформити матеріали інвентаризації у загальному порядку. Водночас в інвентаризаційних описах слід зробити відмітку про відсутність МВО із зазначенням причини відсутності (із прикладенням підтвердних документів – копії наказу про звільнення, пояснювальної записки, акту тощо). Після цього слід оформити Акт приймання-передачі цінностей від комісії до нової призначеної правонаступником МВО. Типової форми цього документа не існує, тому його можна оформити у довільній формі.

У разі встановлення нестач або втрат, які виникли внаслідок зловживань чи через недбалість МВО, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення нестач і втрат передаються правоохоронним органам, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов. Таку вимогу зафіксовано у п. 7 розд. IV Положення № 879, і про це треба нагадати попереднім МВО, якщо вони відмовляються бути присутніми під час приймання цінностей комісією.

Строк, протягом якого роботодавець може звернутися до суду з приводу стягнення із працівника (у т.ч. – правонаступник попереднього роботодавця – із колишнього працівника) завданої шкоди, визначено ст. 233 КЗпП. Він становить один рік і обчислюється з дня виявлення заподіяної шкоди.