27 квітня 2022 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 21.04.2022 №1581/5. Цей документ вносить ряд змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту у 2015 році.
Впродовж квітня-серпня експерти U-LEAD провели ряд консультацій для представників громад, відповідаючи на питання щодо нових правил організації діловодства.
«Наразі завершується формування нового правового поля щодо організації діловодства в органах місцевого самоврядування. Зміни, які відбуваються, можна охарактеризувати так: конкретно зараз наш законотворець приводить діловодство у єдиний стандартизований вигляд для всіх органів і місцевого самоврядування, і виконавчої влади. І це дуже важливо, адже правила роботи з документами, організація діловодства мають бути єдиними для всіх», - зазначила Олена Тертишна, керівниця Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» в Дніпропетровській області.
Отже, відповідно до вимог, починаючи з 27 квітня, всі службові документи повинні оформлюватись згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020.
Відповідно до нових стандартів, відповідальність за організацію діловодства несе саме керівник підприємства, а не бухгалтер або інший керівник структурних підрозділів. Це чітко прописано у Правилах. Керівники структурних підрозділів лише контролюють організацію діловодства та зберігання документів.
Крім того, керівник підприємства або установи сам обирає, в якому вигляді – паперовому чи електронному – має відбуватися документообіг, а також бути обізнаним у цій темі.
«На кожному підприємстві повинна бути затверджена інструкція з діловодства. Організовує систему документування та документообігу відповідна служба. Її працівники розробляють інструкцію з діловодства установи, якою визначається, у паперовій чи електронній формі буде проводитися документообіг. Інструкція з діловодства затверджується розпорядчим документом установи», - зазначають експерти.
Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі. Не допускається одночасного проходження одного й того самого документа в електронній і паперовій формі.
Експерти U-LEAD зазначили, що деякі установи продовжують вести документообіг як в електронному, так і в паперовому вигляді. Це значно збільшує час на підготовку таких документів. За новими Правилами, цього робити не потрібно.
Також експерти пояснили, що у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Share the news:
20 September 2024
Вплив війни на бюджети територіальних громад....
Повномасштабне вторгнення РФ зумовило нові надзвичайні виклики як для суспільства, так і для всіх процесів, що...
20 September 2024
Інфраструктурний рай на кордоні з Білоруссю. Інтерв’ю Юрія Фомічева
Інфраструктурний рай на кордоні з Білоруссю....
Славутицький міський голова Юрій Фомічев про те, як за рахунок міжнародної співпраці подвоїти місцевий бюджет і...
19 September 2024
Парламент ухвалив рішення про перейменування 10 міст 4 районів та більше 300 сіл та селищ в Україні
Парламент ухвалив рішення про перейменування 10...
19 вересня 2024 року Верховна Рада України ухвалила Постанову про перейменування окремих населених пунктів та районів...
19 September 2024
Вакансія. Експерт(ка) з міжнародної діяльності Всеукраїнської асоціації ОТГ
Вакансія. Експерт(ка) з міжнародної діяльності...
Всеукраїнська Асоціація об’єднаних територіальних громад оголошує конкурс на вакантну посаду експерта(ки) з...