Успішне майбутнє громади починається з якісного плану. Та перед тим, як креслити лінії на карті чи розробляти стратегії розвитку, потрібно зробити ключовий перший крок — сформувати чітке й обґрунтоване завдання для комплексного плану просторового розвитку. Це не просто технічна процедура, а основа для зважених рішень, що враховують інтереси громади, сталий розвиток та ефективне використання ресурсів.

Проте сформувати якісне завдання без активної участі громади та зацікавлених сторін — неможливо. Саме їхній досвід, очікування, а іноді й критичні оцінки є фундаментом  для прийняття рішень. Саме тому експерти ГО «Асоціація фахівців землеустрою України» підготували рекомендації, які допоможуть більш результативно визначати і залучати зацікавлені сторони у формування завдання для комплексного плану. Усі запропоновані алгоритми довели свою ефективність під час розробки проекту з просторового планування на Харківщині, який реалізується за підтримки американського народу.

«Заціквлені сторони» та їхня роль

Зацікавлені сторони (stakeholders) – це всі фізичні та юридичні особи, які прямо чи опосередковано впливають на розвиток території громади або можуть зазнати впливу від реалізації комплексного плану. Їхня участь у процесі формування завдання на розробку комплексного плану має кілька важливих функцій:

• Ідентифікація потреб і проблем громади. Жителі, бізнес, громадські організації та інші зацікавлені сторони мають глибоке розуміння локальних викликів і потреб. Їхні знання допомагають формувати завдання, які відповідають реальним умовам громади, де відбувається формування завдання на комплексний план.
• Посилення прозорості та довіри до місцевої влади. Відкрите обговорення цілей і пріоритетів із залученням громадськості та бізнесу до процесу планування, що зменшує ризики виникнення конфліктів у майбутньому.
• Врахування екологічних, економічних та соціальних факторів.
• Забезпечення міждисциплінарного підходу: різноманітність точок зору дозволяє врахувати всі аспекти розвитку території, у тому числі ті, які могли б залишитися поза увагою.

• Залучення представників різних соціальних груп, професійного середовища та експертів дозволяє побачити проблему з усіх можливих сторін, виявити як потенційні ризики, так і нові можливості. Незважаючи на очевидні переваги, залучення зацікавлених сторін може стикатися з низкою труднощів.:
• Часто люди не проявляють інтересу до участі в процесах, особливо якщо не бачать швидкого результату, різні групи можуть мати протилежні позиції, що ускладнює пошук компромісу..  Що ж робити?

Способи залучення зацікавлених осіб

Для ефективного залучення зацікавлених сторін у формуванні завдання на розроблення комплексного плану використовують різноманітні методи, серед яких виділяємо:

• Анкетування та опитування. Завдяки цим методам можна отримати об’єктивну інформацію про потреби й очікування населення. Онлайн-опитування особливо ефективні для охоплення широкої аудиторії.
• Робота фокус-груп. Формування тематичних груп із представників різних сфер (освіти, охорони здоров’я, бізнесу, екології тощо) дає змогу глибше дослідити специфічні питання, пов’язані з розвитком території.
• Консультації з експертами. Залучення спеціалістів у галузях архітектури, економіки, транспорту тощо допомагає забезпечити професійний підхід до розробки завдання на комплексний план.
• Публічні платформи та форуми. Використання спеціалізованих веб-сайтів, соціальних мереж або місцевих медіа для обговорення ключових аспектів плану сприяє відкритості та підвищенню якості процесу планування.
• Робота в партнерстві з громадськими організаціями. Організації, які мають досвід роботи на місцевому рівні, можуть стати важливими посередниками між місцевою владою та населенням, тож варто максимально залучати такі зацікавлені сторони.
• Інтерактивні воркшопи та тренінги. Це сучасний метод, який дозволяє не лише обговорити завдання, а й пропрацювати з учасниками базові принципи просторового планування.
• Громадські обговорення (стратегічна сесія), про які ми писали раніше.

Що має зробити робоча група, щоб залучити суспільство до розробки комплексного плану?

Крок 1. Ідентифікація зацікавлених сторін

• Визначення категорій зацікавлених сторін

Першим кроком є складання списку всіх потенційних груп, які можуть бути зацікавлені у процесі розроблення комплексного плану. Це можуть бути мешканці громади, місцева влада, підприємці, представники освітніх, культурних чи екологічних установ, громадські організації, інвестори тощо.

• Аналіз впливу та зацікавленості

Кожну категорію слід оцінити за двома критеріями: рівень їхнього впливу на прийняття рішень та ступінь інтересу до процесу. Це дозволяє класифікувати зацікавлених осіб на активних учасників (ті, хто має великий вплив і зацікавленість), пасивних спостерігачів чи потенційних партнерів.

• Створення переліку ключових осіб і організацій

Важливо скласти детальний перелік із конкретними іменами, контактами та описом ролі кожної зацікавленої сторони в процесі.

Крок 2. Планування процесу залучення

• Визначення цілей залучення

Залежно від ролі кожної групи зацікавлених сторін необхідно сформулювати конкретні цілі їхнього залучення: інформування, консультації, активна співпраця чи партнерство.

• Розробка стратегії комунікації

Оберіть методи взаємодії, які найкраще відповідають потребам кожної групи (фокус-групи, онлайн-опитування, круглі столи, зустрічі тощо).

• Підготовка матеріалів

Забезпечте доступність та зрозумілість інформації: використовуйте інфографіку, презентації, прості тексти, щоб донести суть комплексного плану і мету процесу планування.

Крок 3. Інформування та запрошення до участі

• Інформаційна кампанія

Використовуйте місцеві медіа, соціальні мережі, офіційні веб-сайти, інформаційні дошки та пряме звернення для повідомлення про початок процесу формування завдання.

• Запрошення ключових осіб

Надішліть офіційні запрошення місцевим лідерам, представникам бізнесу, організаціям та експертам, аби забезпечити їхню присутність на перших обговореннях.

• Створення публічного простору для участі

Запустіть платформу, де мешканці та інші зацікавлені сторони можуть подавати свої ідеї чи ставити запитання (наприклад, спеціальна сторінка у Facebook або електронна пошта).

Крок 4. Організація заходів для залучення

• Проведення публічних обговорень

Організуйте відкриті зустрічі, на яких буде представлено основні ідеї, мету та обговорено завдання комплексного плану.

• Фокус-групи та консультації

Залучіть представників конкретних груп (освітян, підприємців, медиків тощо) для детального аналізу їхніх потреб та пропозицій.

• Опитування та анкетування

Розробіть анкети, які допоможуть зібрати думки більшої кількості людей, включаючи тих, хто не може брати участь у зустрічах.

Крок 5. Аналіз отриманих даних

• Систематизація зібраної інформації

Після консультацій і заходів узагальніть усі отримані дані, виділивши ключові проблеми, пропозиції та конфліктні точки.

• Оцінка пріоритетності

Разом із зацікавленими сторонами визначте, які пропозиції є найбільш важливими для громади і мають увійти до завдання на комплексний план.

• Підготовка звіту

Опублікуйте звіт із результатами участі зацікавлених сторін, аби забезпечити прозорість процесу.

Крок 6. Зворотний зв’язок

• Інформування про результати

Повідомте зацікавлених осіб про те, як їхні пропозиції були враховані, та поясніть, чому деякі ідеї не були реалізовані (за потреби).

• Організація додаткових обговорень

У разі необхідності проведіть додаткові консультації чи дискусії для уточнення деталей.

Крок 7. Постійна взаємодія

• Створення системи зворотного зв’язку

Забезпечте регулярну комунікацію з ключовими зацікавленими сторонами на всіх етапах розроблення та реалізації комплексного плану.

• Моніторинг участі

Оцінюйте, наскільки ефективним було залучення зацікавлених сторін, та вдосконалюйте підходи для майбутніх проєктів.

Залучення громадськості — це не просто спосіб краще управляти чи уникати конфліктів. Це шлях до побудови сильного, свідомого і згуртованого суспільства, в якому кожен голос має значення. Адже справжні зміни починаються там, де люди об’єднуються навколо спільної мети.