15 управлінців громад із Харківської, Запорізької, Сумської, Одеської та інших областей України тиждень в рамках проєкту «Академія проєктного менеджменту» від Cities4Cities | United4Ukraine, відвідували Івано-Франківськ, Чортків та Копичинці, де побачили зсередини як працюють різні успішні моделі проєктного управління на місцевому рівні.
У цій статті читайте детальніше про Івано-Франківськ.
Європейські проєкти
Івано-Франківськ сьогодні — це лідер в реалізації проєктів Interreg, які місто має можливість реалізовувати завдяки транскордонному співробітництву з ЄС. На сьогодні їм уже вдалось реалізувати 9 проєктів та виграти ще 3 нові в рамках усіх доступних їм європейських програм, а саме: Польща-Україна, Румунія-Україна, Угорщина-Словаччина-Румунія-Україна та Дунайська транснаціональна програма.
Завдяки цьому їм вдалося залучити інвестиції на понад 4 млн євро для реалізації проєктів в різних сферах від культури пам’яті до підтримки переселенців та профтехучилищ.
Великою перевагою програм транскордонного співробітництва є можливість реалізації твердих інфраструктурних проєктів, тому завдяки проєктам вдається проводити капітальне будівництво та закуповувати обладнання, що особливо в умовах війни не так просто робити за кошти місцевого бюджету. Завдяки попередньому досвіду, репутації та постійній комунікації, до проєктів вдається підходити гнучко — отримувати дофінансування, продовжувати терміни реалізації проєктів чи знаходити способи відстояти пріоритетні витрати.
«Дунайська програма не дозволяє капітального будівництва, лише закупівлю обладнання. В рамках проєкту UrbforDan ми хотіли зберегти приміські ліси на Вовчинецьких пагорбах поблизу Івано-Франківська та збільшити їх туристичний потенціал, обладнавши їх дерев'яними відпочинковими локаціями. І ми через тривалі комунікації таки змогли довести, що це можна трактувати як обладнання», — ділиться досвідом з учасниками візиту директор департаменту Ігор Попадюк.
Також Івано-Франківськ цього року долучився до проєкту в рамках нової програми Interreg Europe, яка стала доступною для всіх громад України, і разом з іншими партнерами в Європі працюватиме над покращенням енергоефективності міських лікарень.
«Зазвичай, нові партнери з 7 країн-кандидатів на вступ в ЄС, які долучилися до проєктів, що вже реалізуються в рамках Interreg Europe, мають можливість лише бути спостерігачами, відвідувати заходи та навчатися. Але ми для себе вирішили, що нам це не підходить, ми хочемо працювати на рівні з іншими партнерами. І нам дозволили включити в бюджет кошти на проведення аналізу енергоефективності всіх міських лікарень», — зазначає Ігор Попадюк.
Також, команда подала ще три заявки на новий конкурс проєктів в рамках цієї програми.
До слова, велику кількість проєктів подають і на конкурси в рамках інших програм. Наприклад, на нещодавні конкурси проєктів в рамках програми Румунія-Україна та Угорщина-Словаччина-Румунія-Україна, Івано-Франківськ одночасно подав аж 14 проєктних заявок. Досвід Департаменту показує, що чим більше місто подає заявок, тим більшими стають шанси на успіх. За різними програмами відсоток виграних заявок варіюється від 10 до 30%, тож слід бути готовим інвестувати час в розробку проєктних ідей, навіть якщо вони не будуть реалізовані.
Трохи про команду
В Івано-Франківську центром проєктного управління є Департамент інвестиційної політики, проєктів, міжнародних звʼязків, туризму та промоцій міста Івано-Франківської міської ради. Роботу з міжнародними проєктами розпочали понад 8 років тому, не маючи великого досвіду, тож просувалися шляхом спроб і помилок.
«Зараз ми працюємо над зміною структури Департаменту, адже кількість проєктів росте, а отже нам треба нарощувати більше спроможностей — ділиться з учасниками стажування Ігор Попадюк, — Також, за час роботи ми напрацювали кілька важливих рішень, які допомагають нам працювати ефективніше. Це, зокрема, щотижневі планувальні наради по проєктах та напрацьована політика управління договорами всередині департаменту».
Штатний розпис Департаменту розрахований на 21 працівника. Окрім проєктної діяльності, Департамент займається також міжнародною співпрацею, промоцією міста та туризмом.
Планувальні наради Департаменту по проєктах відбуваються щотижня і тривають до двох годин. Для визначення конкретних завдань і відповідальних осіб використовують Trello та інструменти Google. Для кожного проєкту створюється окрема електронна пошта з гугл-диском.
До речі, один з офісів Департаменту розташований на Промприладі, що є чудовим свідченням синергії між владою, бізнесом та громадськістю і допомагає одним та іншим залучати інвесторів.
Проєктні інспектори в громадах
Також, штатним розписом Департаменту передбачені посади проєктних інспекторів, які наразі є вакантними, але в разі відкриття нових проєктів, на ці посади планується залучати проєктних менеджерів — не державних службовців. Така модель допомагає розв'язувати проблему неможливості оплати праці державних службовців коштом міжнародних проєктів і дозволяє наймати професійних проєктних менеджерів для реалізації певного проєкту. До слова, цією моделлю вже активно користуються й інші громади в Україні, які беруть участь в програмах Європейського союзу, перейнявши досвід Івано-Франківська.
Довгострокове планування
Для того, щоб ефективно працювати з проєктами, в Івано-Франківську діє довгострокове фінансове планування. 100% вартості виграних проєктів закладають окремими стрічками в бюджет міста, що дозволяє реалізовувати проєкти без затримок в часі та не очікуючи на черговий транш за проєктом.
Це важливо, адже кожна європейська програма має свою модель співфінансування і свої правила звітності. Здебільшого, на старті проєкту бенефіціари отримують лише 30% вартості проєкту, решта ж траншів надходять після перевірки проміжних звітів, що часто затягує реалізацію проєкту. Фінальний транш приходить лише після перевірки проєкту уповноваженим органом — Держаудит службою або Рахунковою палатою після його фінальної реалізації.
Також досвід Івано-Франківська показує, наскільки важливим є розв'язання всіх земельних питань та питань власності до моменту подачі проєкту, при чому важливо вивчати, як ці питання трактують саме європейські програми. По багатьох програмах подавачем на конкурс проєктів має бути саме та установа, у власності якої перебуває і будівля і земельна ділянка під проєкт. Але дуже часто комунальні установи, такі як лікарні, водоканали чи заклади освіти просто не мають ані проєктних менеджерів, ані бюджетів на співфінансування. Тому, цю проблему в Івано-Франківську вирішують шляхом укладання тристоронніх договорів.
Основа всього — комунікація
Життя проєктного менеджера — це постійне управління змінами, кажуть в Івано-Франківську. Багато проєктів починалися в довоєнний і навіть в доковідний час, тому багато речей доводиться переплановувати в процесі реалізації.
«Я дуже багато часу приділяю внутрішній комунікації з партнерами, з підрядниками, з командою, - ділиться досвідом Юлія Баволяк, проєктна менеджерка проєкту “Назад до наших спільних коренів” (ROOTS), що реалізовувався в рамках Спільної Операційної Програми Румунія-Україна 2014-2020.
«Наш проєкт мав бюджет в 1 млн євро (ред. - загальний бюджет на двох партнерів), з яких лише 340 тис. мали бути витрачені на реконструкцію Палацу Потоцьких. Але не завжди в проєкті вдається передбачити все. Цей проєкт ми спочатку взагалі планували реалізовувати на Бастіоні, в іншому приміщенні. А тут дах потік, тут проблеми з водовідведенням виникли. Але ми завжди комунікували з нашими партнерами в Румунії, в міській раді й старалися разом шукати рішення. В результаті на проєкт ми виділили 420 тис. євро з європейських коштів, також місто допомагає з каналізуванням в рамках іншого проєкту. В проєктній роботі важлива синергія, важливо почати, і тоді один проєкт підштовхує інший», - розповідає Юлія Баволяк.
Проєкт “Академія проєктного менеджменту та міжнародної співпраці” ініціативи Cities4Cities | United4Ukraine реалізовується за підтримки проєкту Агентства США з міжнародного розвитку USAID “Зміцнення громадської довіри (UCBI)”.
Нагадаємо, ініціатива Cities4Cities | United4Ukraine запустила навчальну платформу ACADEMY Cities4Cities. На платформі також можна пройти онлайн-курс “Міжнародна співпраця для громад”, який вже пройшли 1000 представників громад.
Cities4Cities | United4Ukraine – партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022. United4Ukraine започаткували SALAR International та місто Львів за підтримки Шведської агенції з міжнародного співробітництва та розвитку (Sida). Сities4Cities було засновано містом Зіндельфінґен (Німеччина) під патронатом Конгрес місцевих і регіональних влад Ради Європи.
