Питання щодо функціонального призначення посадової інструкції старости виникло відразу після появи у місцевому самоврядуванні старост і продовжує залишатись актуальним й досі. Приводом для написання цієї статті стали результати вибіркового дослідження змісту низки посадових інструкцій старост, які засвідчили, що не усе гаразд за цим напрямом. Левова частка проаналізованих посадових інструкцій старост своїм змістом здебільшого дублюють затверджені радами громад положення про старосту. Відрізняються ці обидва документи хіба що своєю структурою. Звісно, що так не мало би бути, втім, будь-яке правове явище має свої причини, і унормування діяльності старост за допомогою посадової інструкції не є виключенням. Тож давайте в рамках цієї публікації спробуємо віднайти відповіді щонайменше на такі запитання:

• Чому посадові інструкції старости своїм змістом часто-густо дублюють раніше затверджені Положення про старосту та/чи посадові інструкції старости інших громад?
• Для чого потрібно розробляти посадову інструкцію старости?
• Чим варто керуватися при розробленні посадової інструкції старости?
• Як бути тим громадам, в яких наявні посадові інструкції старости здебільшого є формальним службовим документом?

1. Чому посадові інструкції старости своїм змістом часто дублюють раніше затверджені Положення про старосту та/чи посадові інструкції старости інших громад?

Скоріш за все тому, що ніхто не хотів розробляти посадову інструкцію старости з чистого аркуша. Як не крути, а все одно потрібно було щось брати за основу. Від того, що було взято за основу для розроблення посадової інструкції й визначило її подальший зміст. Хтось використав раніше затверджене радою громади Положення про старосту, хтось – посадові інструкції старост інших громад, а хтось і перше, і друге. Втім, як засвідчили результати вибіркового дослідження, такі підходи здебільшого не сприяли розробленню посадових інструкцій старост, які своїм змістом могли б реально виконувати функцію додаткового унормування службової діяльності старост.

Головною причиною, що й досі перешкоджає розробленню реально дієвих посадових інструкцій старост, на моє переконання, є відсутність уніфікованого методичного підходу щодо розроблення посадових інструкцій для посадових осіб місцевого самоврядування, який відповідав би сучасному стану законодавства з означеного питання та реальному стану суспільних відносин у площині місцевого самоврядування у контексті наявних у старости повноважень.

Поруч із цією, існує низка й інших не менш вагомих причин, зокрема:

• відсутність в інформаційному просторі на момент розроблення чималої кількості посадових інструкцій старост будь-яких фахових (відомчих або експертних) порад чи рекомендацій щодо особливостей розроблення посадових інструкцій для посадових осіб місцевого самоврядування;
• невикористання чи часткове використання підзаконних актів, що безпосередньо унормовують порядок розроблення посадових інструкцій в цілому;
• недостатнє розуміння важливості та практичного призначення посадової інструкції старости як збоку голів громад, так і відповідальних посадовців за її розроблення;
• формальне ставлення до розроблення посадової інструкції старости. Іншими словами, посадова інструкція розробляється не з міркувань деталізувати порядок службової діяльності старост та здійснення ними деяких специфічних повноважень, а для того, щоб посадова інструкція «просто була»;
• внутрішня та зовнішня суперечність змісту Методичних рекомендацій щодо роботи з посадовими інструкціями посадових осіб місцевого самоврядування (затверджені наказом Нацдержслужби від 18.07.2022 р. № 58-22 – далі Методичні рекомендації від НАДС).

Зверніть увагу! Посадова інструкція має не лише відповідати тим нормативним вимогам, які пред’являються до неї як до документу, що відображає організаційно-правовий статус кожної посади, передбаченої штатним розписом, але й своїм змістом максимально врегульовувати, зокрема, службову поведінку старости, зміст якої не завжди однозначно розуміється у контексті наявних у старости повноважень.

Що стосується змісту самих Методичних рекомендацій від НАДС, то вони, на превеликий жаль, не змогли уніфікувати процес розроблення посадових інструкцій старости. Навпаки, з появою Методичних рекомендацій від НАДС з’явилося ще більше запитань щодо розроблення посадових інструкцій, аніж таких питань існувало раніше. Про цей відомчий документ ми обов’язково поговоримо в рамках одного із наступних питань.

2. Для чого потрібно розробляти посадову інструкцію старости?

Передбачаю, що відповідь на це запитання цікавитиме як старост, так і тих посадовців, які традиційно готують тексти відповідних посадових інструкцій. Адже не виключено, що комусь із них доведеться розробляти більш деталізовану інструкцію на заміну існуючої чи навіть готувати посадову інструкцію старости вперше. За такої ситуації багато чого залежатиме й від того, як голова громади ставитиметься до посадових інструкцій в цілому. Якщо голова громади вважатиме, що достатньо лише самого факту наявності посадової інструкції старости – це один варіант. Якщо ж голова громади розумітиме, що якісно розроблена посадова інструкція сприятиме економії службового часу і голови, і старост – це інший варіант.

Важливо! Головним призначенням посадової інструкції старости як й інших посадових осіб місцевого самоврядування є уніфікація службової діяльності персоналу місцевого самоврядування та мінімізація управління такою службовою діяльністю за допомогою ручного режиму.

Відсутність у старости посадової інструкції чи формальна її наявність (за принципом «щоб просто була») можуть мати одні й ті ж негативні наслідки з точки зору управління персоналом місцевого самоврядування. Адже управління службовою діяльністю персоналу в ручному режимі збоку голови громади, його заступників, секретаря ради часто-густо матиме своїм наслідком те, що одні і ті ж службові ситуації вирішуватимуться щоразу по-різному. Якщо ж левову частку управління службовою діяльністю персоналу забезпечувати за допомогою посадових інструкцій, а ручний режим лише у випадках, що залишилися з об’єктивних причин не охопленими відповідними посадовими інструкціями, то такий підхід в цілому сприятиме уніфікації процесу управління. Якщо ж в процесі управління домінуватиме ручний режим, то не варто очікувати, що посадовці, у т.ч. й старости, зможуть оперативно вирішувати відповідні службові ситуації без регулярного втручання у них голови громади.

Це цікаво! Додаткове упорядкування діяльності старости за допомогою посадової інструкції можна щонайменше порівняти із деякими способами регулювання проїзду перехрестя учасниками дорожнього руху.  

Так, якщо проїзд регулюється світлофором із запрограмованою частотою перемикання кольорів світла, то цим самим забезпечується і безпека учасників дорожнього руху, і здебільшого унеможливлюється поява заторів. Коли ж замість світлофора з тих чи інших причин починає працювати регулювальник руху, то незручності у проїзді перехрестя починають відчувати усі учасники такого руху. Примітною у регулюванні проїзду перехрестя буде та обставина, що стабільність та ступінь зручності проїзду перехрестя певною мірою залежатиме від майстерності самого регулювальника. Це порівняння було зроблено невипадково, а передусім для більш глибокого розуміння щонайменше таких двох речей:

• людський чинник має неабияке значення в управлінні персоналом, а тому навіть наявність професійної команди на чолі з головою громади та відповідним у неї досвідом управління персоналом в ручному режимі не може бути підставою для відсутності посадових інструкцій як таких, у т.ч. й старости;
• посадова інструкції старости може стати реально дієвим інструментом оперативного вирішення переважної більшості службових ситуацій, втім, за умови належного розроблення її змісту.

Важливо! Усі посадові інструкції, що були розроблені на кожну передбачену штатним розписом посаду мають собою являти єдину/цілісну управлінську матрицю. У такій матриці не має бути прогалин і дублювань.

За таких умов службові відносини персоналу місцевого самоврядування можуть здійснюватись в автоматичному режиму до тих пір, доки не виникне службова ситуація, що не передбачена посадовими інструкціями. У разі частого виникнення тих чи інших службових ситуацій, порядок їх врегулювання варто буде «рознести» по відповідних посадових інструкціях. Це сприятиме тому, що у подальшому такі службові ситуації вирішуватимуться вже не у ручному режимі, а у спосіб, визначений посадовими інструкціями.

Посадова інструкція старости, як й інших посадових осіб має сприяти забезпеченню ефективної діяльності органів місцевого самоврядування, вирішенню питань місцевого значення, включаючи надання своєчасних і якісних послуг жителям старостинських. Втім, не кожна посадова інструкція зможе у цьому процесі дієво допомагати професійно підготовленому персоналу здійснювати свої повноваження. Це може робити лише та посадова інструкція, до розроблення якої було досить виважене та відповідальне ставлення. Адже, якщо при розробленні посадової інструкції не керуватися принципами уніфікації та диференціації у вирішенні можливих службових ситуацій, то не варто очікувати, що така посадова інструкція виявиться реально дієвою.

Зверніть увагу! Навіть за тимчасової відсутності голови громади (відпустка, лікарняний, відрядження тощо) службові відносини «працюватимуть» в режимі світлофорного регулювання чи як механізм годинника.

Для цього потрібно розробити належним чином деталізовану посадову інструкцію. Голова кожної громади, як і весь персонал місцевого самоврядування мають бути впевнені, що посадові інструкції у вирішенні службових відносин надійно «працюватимуть» як двигун в автомобілі, незалежно від того, хто його запустив.

Посадова інструкція старости як й інших посадових осіб є тим локальним документом, що має забезпечувати функціонування посадовців місцевого самоврядування із якомога меншими втручаннями у їх діяльність з боку голови громади щонайменше у частині здійснення службових повноважень. І тут незайвим буде ще раз згадати про регулювання руху на перехресті за допомогою світлофора в автоматичному режимі та працівником дорожньої патрульної служби в ручному режимі. Мабуть, не важко здогадатися, який вид регулювання виявиться більш надійним та оперативним для учасників дорожнього руху.

Продовження – у наступній частині