Автор: Олександр Врублевський, експерт з питань діяльності старост та співробітництва територіальних громад

Якщо у попередній частині статті основну увагу було приділено правовим аспектам щорічної оцінки діяльності старост, то у цій частині розглядатимуться переважно питання організаційного та процедурного характеру.

Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки традиційно покладається на кадрову службу органу місцевого самоврядування. Якщо така служба відсутня, то - на спеціаліста з питань кадрової роботи (далі – кадрова служба).

Зверніть увагу! До початку проведення оцінювання кадрова служба повинна ознайомити всіх посадових осіб місцевого самоврядування з порядком проведення щорічної оцінки, а також забезпечити формою бланка щорічної оцінки виконання посадовою особою місцевого самоврядування посадових обов'язків і завдань.

Форма бланка щорічної оцінки виконання посадовою особою місцевого самоврядування посадових обов’язків і завдань (далі - форма бланка щорічної оцінки) може доводитися до посадових осіб місцевого самоврядування в паперовому або електронному вигляді (див. Додаток 1).

Щорічна оцінка діяльності старост як комплексна процедура складається із низки логічно послідовних та взаємодоповнюючих етапів, до яких принаймні можна віднести такі:

• підготовчий період;
• оцінювання;
• співбесіда та підписання результатів обговорення;
• затвердження сільським, селищним, міським головою (далі – голова громади) результатів оцінювання;
• заключний етап.

Розглянемо кожен з цих етапів більш детально.

Підготовчий період включає аналіз головою громади та старостою результатів виконання завдань та обов’язків, визначених посадовою інструкцією, наданих окремих доручень упродовж звітного періоду, а також встановлення головою громади дати проведення співбесіди.

Оцінювання здійснюється старостою шляхом самооцінювання та оцінювання головою громади, результати якого заносяться до форми бланка щорічної оцінки.

На цьому етапі як збоку старости, так і збоку голови громади мають вчинятися певні дії, спрямовані на максимально об’єктивну оцінку діяльності старости за звітний період. В цілому, процес оцінювання повинен забезпечувати активну і конструктивну участь старости в процедурі щорічної оцінки. Староста має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в удосконаленні власного професіоналізму.

Що стосується голови громади, то він оцінює виконання старостою посадової інструкції, окремих доручень та завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з’ясовує причини продовження термінів виконання відповідних доручень та завдань, якщо такі мали місце, а також з’ясовує інші питання щодо виконавчої дисципліни старости.

Оцінювання збоку голови громади має бути обґрунтованим, спиратися на конкретні приклади з відзначенням позитивних показників діяльності старости, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх усунення.

За результатами самооцінювання і оцінювання головою громади виставляється підсумкова оцінка. Вона має враховувати самооцінку старости, оцінку голови громади виконання старостою посадових обов’язків, визначених посадовою інструкцією, окремих службових завдань та доручень та може бути: 

низька - староста має значно покращити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання голови громади чи інших посадових осіб для коригування результатів своєї службової діяльності;

задовільна - староста досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов’язків і має спрямовувати свою діяльність на ті складові, які спонукають голову громади періодично вносити корективи в результати службової діяльності старости;

добра - староста досяг результатів володіння навичками й вміннями, мінімізував втручання голови громади чи інших посадових осіб у результати роботи, спрямував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень тощо;

висока – староста перевищив очікувані результати, виявив ґрунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов’язків та отриманих завдань і доручень. 

Важливо! Перелік критеріїв кожної з наведених вище оцінок у Порядку проведення щорічної оцінки може бути значно ширшим.

Для цього потрібно буде критерії оцінки розписати за низкою параметрів, зокрема, таких як якість роботи, планування роботи, готовність до дій, ініціатива тощо (Примірний перелік загальних критеріїв та показників якості роботи посадової особи місцевого самоврядування див. у Додатку 2).

Заповнену форму бланка щорічної оцінки голова громади у тижневий термін передає старості для ознайомлення. 

Співбесіда голови громади із старостою має своїм завданням обговорення результатів оцінки його діяльності за звітний період та досягнення домовленостей щодо виконання завдань упродовж наступного звітного періоду, визначення необхідності підвищення кваліфікації тощо.

Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і носити рекомендаційний та роз’яснювальний характер з урахуванням самооцінки старости. Це означає, що тон висловлювань і побажань збоку голови громади має бути таким, щоб вони сприймалися старостою не як накази керівника, а як поради колеги з дещо більшим досвідом служби в місцевому самоврядуванні. При цьому голові громади варто дотримуватися балансу між позитивною оцінкою діяльності старости і критикою окремих її напрямків з відповідним обґрунтуванням. 

Співбесіда повинна закінчуватися підписанням старостою та головою громади форми бланка щорічної оцінки на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені, а у старости при цьому відсутні заперечення щодо відповідних висновків, пропозицій та рекомендацій.

Зміст етапу затвердження полягає у наступному. Після того, як форма бланка щорічної оцінки була підписана старостою та головою громади у передбачених для цього місцях, голова громади ще раз підписує ту саму форму бланка, але в іншій її структурній частині (див. пункт 5 Додатку 1).

Заключний етап включає перевірку кадровою службою органу місцевого самоврядування форми бланка щорічної оцінки на предмет повноти її заповнення. Після проведення перевірки форма бланка щорічної оцінки долучається до особової справи старости. 

Після того, як щорічну оцінку пройшли усі посадові особи, кадрова служба аналізує та узагальнює її результати. Отримані висновки враховуються при визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування, плануванні їх кар’єри.

Зверніть увагу! Результати проведення щорічної оцінки, незважаючи на відносну кар’єрну сталість посади старости, можуть мати значення й в інших площинах.

Зокрема, результати щорічної оцінки мають враховуватися при:

• черговій атестації;
• розгляді питань щодо просування по службі;
• присвоєнні чергового рангу;
• встановленні передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру;
• вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
• формуванні кадрового резерву та вирішенні інших питань проходження служби в органах місцевого самоврядування.

Наведений перелік демонструє, що результати щорічної оцінки для старости можуть мати досить широкий спектр дії. У кожному пункті чітко простежується стимулюючий контекст, що своєю чергою має сприяти серйозному ставленню старост до щорічної оцінки своєї діяльності та раціональному використанню її результатів для успішного просування по службі в ОМС.

Методичні рекомендації, зміст яких понад дванадцять років залишається незмінним попри численні зміни в українському місцевому самоврядуванні, включаючи й запровадження інституту старост, процедура щорічної оцінки діяльності посадових осіб місцевого самоврядування сьогодні має враховувати наявні особливості правового статусу старости. Тому, давайте поговоримо, що сáме розглядувана процедура мала б сьогодні щонайменше містити в частині оцінки діяльності старост.

Незважаючи на свою змістовну непридатність повною мірою сприяти підготовці Порядку проведення щорічної оцінки, Методичні рекомендації містять декілька положень, які за тих чи інших умов можна було б поширити й на старост. Маю на увазі ті положення, які пропонують щорічною оцінкою виконання деякими виборними посадовими особами місцевого самоврядування (сільські, селищні, міські голови, секретарі відповідних рад) покладених на них обов'язків і завдань вважати їх звіт про свою роботу чи діяльність перед територіальною громадою, радою чи виборцями (пункт 1.7.).

Враховуючи, що Закон №2493-ІІІ посаду старости теж відносить до виборних, то напрошується цілком логічне запитання: чи можна було б такий же підхід застосувати й щодо звітів старости? Для відповіді на це запитання пропоную проаналізувати деякі законодавчі приписи та положення Методичних рекомендацій.

Частина 6 статті 54-1 Закону №280/97-ВР визначила, що не рідше одного разу на рік, протягом першого кварталу року, наступного за звітним староста звітує про свою роботу перед сільською, селищною, міською радою та жителями старостинського округу. Що стосується Методичних рекомендацій, то вони пропонують щорічну оцінку проводити у січні-лютому (пункт 1.3.), хоча за певних обставин (велика  чисельність працівників,  інший період підбиття підсумків роботи за рік) передбачають можливість подовження чи встановлення іншого періоду оцінювання.

Як ми бачимо, терміни звітування старости, визначені законом та терміни щорічної оцінки діяльності посадових осіб місцевого самоврядування, пропоновані Методичними рекомендаціями, потребують узгодження. Адже, якщо щорічну оцінку діяльності посадових осіб місцевого самоврядування можна буде проводити в будь-який зручний період часу, то термін, упродовж якого має прозвітувати староста, переносити на більш пізній період не можна, оскільки це буде порушенням вимоги закону в частині терміну звітування старости.    

З огляду на цю обставину, до Порядку проведення щорічної оцінки в частині термінів оцінювання діяльності старост, на мою думку, варто включити положення, яке визначало б, що оцінка діяльності старост проводиться після їх чергового щорічного звітування перед радою та жителями старостинського округу.

Увага! Якщо Порядок проведення щорічної оцінки міститиме положення про те, що оцінка діяльності старост проводиться після їх чергового щорічного звітування перед радою та жителями старостинського округу, то відповідні звіти старости можна було б вважати щорічною оцінкою виконання старостою покладених на нього обов'язків і завдань.

Тоді до Порядку проведення щорічної оцінки потрібно буде включити ще одне положення щонайменше такого змісту: «Щорічною оцінкою виконання старостою покладених на нього обов'язків і завдань можна вважати його звіт про свою роботу перед жителями старостинського округу чи перед радою (частина 6 статті 54-1 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»)». У тих громадах, в яких Порядок проведення щорічної оцінки ще не затверджено, пропоную звернути увагу на ці поради при його розробленні.

Поруч з цим, Порядок проведення щорічної оцінки має безпосередній зв'язок з іншими актами місцевого самоврядування, зокрема, посадовою інструкцією старости. У чому ж полягає сутність зв'язку між цими двома документами?

Сутність зв’язку, на мою думку, полягає у наступному. По-перше, посадова інструкція старости містить перелік функціональних обов’язків старости, що випливають із його повноважень, як визначених законами, так і тих, на здійснення яких його було уповноважено відповідними рішеннями виконавчого комітету. По-друге, той самий перелік функціональних обов’язків старости є своєрідною матрицею, за якою староста проходитиме щорічну оцінку своєї діяльності та раз на чотири роки атестацію. А по-третє, наявність затвердженої посадової інструкції сприяє більш точному здійсненню старостою своїх повноважень та орієнтує його на досягнення у службовій діяльності конкретних результатів, які згодом підлягатимуть щорічній оцінці.

І на завершення декілька слів про одне питання, яке, на мою думку, може мати досить позитивний вплив на організацію проведення щорічної оцінки в цілому. Це план заходів щодо підготовки та проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування відповідної ради покладених на них обов’язків і завдань за минулий рік. Такий план у вигляді таблиці варто підготувати як додаток до розпорядження голови громади про проведення щорічної оцінки за підсумками роботи у відповідному році (див. зразок у Додатку 3).

Важливо! У тих громадах, в яких досі не затверджено посадову інструкцію старости, щорічну оцінку діяльності старост потрібно буде проводити за результатами звітування старост перед відповідною радою та жителями ввірених їм старостинських округів.

Однак, щоб це можна було зробити, відповідне положення потрібно буде передбачити у Порядку проведення щорічної оцінки.

І ще один нюанс. Якщо нашвидкуруч затвердити посадову інструкцію старости, то це жодним чином не означатиме, що її положення в частині функціональних обов’язків старости можна буде використовувати для щорічної оцінки діяльності старост. Для того, щоб старост в ході щорічної оцінки можна було оцінювати за посадовою інструкцією старости, потрібно, щоб старости нею керувалися принаймні більшу кількість місяців упродовж календарного року і напрацювали відповідну практику її застосування у своїй службовій діяльності.